Как планировать рабочий день

Как грамотно планировать рабочий день?

Многим может показаться, что грамотно планировать рабочий день просто, а порой и вовсе не нужно. Но это только кажется, зачастую работаешь весь день, а в конце результата нет. В итоге потрачено время и силы, но впустую. А бывает составишь план на весь день и все равно результата нет. Почему? Да все просто, планировать тоже нужно с умом.

В планировании очень важную задачу выполняет правильное распределение приоритетов. В этой статье мы разберем, как грамотно планировать рабочий день, расставлять приоритеты и избегать ошибок в планировании, чтобы время потраченной на выполнение задач было продуктивным.

Начните день с позитивной нотки. На эффективность в работе влияет и наше настроение. Если вас радует и бодрит чашка кофе, то начните день с нее. Если любите анекдоты, то попейте кофе в компании коллег и пары анекдотов. Главное начните с положительного настроя, но не увлекайтесь.

Написав на бумаге список задач, вы как бы охватываете весь объем работы, тем самым предварительно оценивая время на выполнение. Плюс, визуальный список помогает правильно расставлять приоритеты, что является очень важным фактором в планировании. Потратив на составления плана минут 10, тем самым вы экономите пару часов рабочего времени.

Оценивая список задач, очень важно, чтобы вы осознали, какие задачи наиболее важны. Не расставляйте приоритеты наобум, не отвлекайтесь во время расставления приоритетов. Сейчас вам может показаться это неважным, но это не так. Используйте матрицу Эйзенхауэра для наглядной иллюстрации задач.

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадрантов. Основоположником этой матрицы является Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, экс-президент США. Матрица стала одной из популярных инструментов в мире тайм менеджмента и действительно является отличным помощником в грамотном распределении задач.

Распределите задачи в квадрантах (как в таблице), определите, что необходимо сделать в первую очередь, что действительно важно сделать прямо сейчас. Возможно что-то можно отложить, а что-то вообще не нужно. Матрица действительно помогает грамотно планировать рабочий день.

Для каких-то сложных и важных задач, выбирайте время, когда вы наиболее работоспособны. Если вам легче работать утром, то сложную работу сделайте именно утром. Если вы наиболее работоспособны к вечеру, то делайте сложную работу во второй половине дня. Время, когда мы наиболее работоспособны, нам легче сконцентрироваться и решить задачу наиболее эффективно.

Делайте неприятную работу, а такая бывает и часто, в первую очередь. Не откладывайте выполнение неприятной задачи на потом. Оставляя ее, вы все равно будете думать о том, что вас ждет неприятная работа. Не только неприятная работа может испортить вам настроение, но и мысль о ней. И чем раньше вы ее сделаете, тем лучше для вас. Сделайте и забудьте о ней.

Если вы не можете решить какой-то вопрос, “думайте” на бумаге, “решайте” на бумаге. Запишите все варианты решения этой задачи, даже если вам кажется решения задач абсурдными, все равно пишите. Так вы быстрее найдете способ решения проблемы, это реально очень эффективный способ решения проблем.

Всегда завершайте начатое, не оставляйте задачу нерешенной. Не стоит начинать выполнять сразу несколько задач, это снижает эффективность в работе. Идите до конца и плавно переходите от одной задачи к другой, согласно расставленным приоритетам.

Всегда при планировании оставляйте зазор времени. Это очень помогает, когда в процессе работы, возникает срочность. Когда вам “подкидывают” дополнительную задачу, которая может оказаться “горящей”. Имея зазор во времени, вы не будете отставать по своему плану и сможете в срок выполнить все что наметили.

В течении дня очень полезно делать перерывы, отдохнуть. Перерыв в 5-10 минут между задачами, пойдет на пользу. Такая небольшая пауза поможет плавно переключиться на другую задачу.

В течении 2-3 недель записывайте что вы делаете, посмотрите куда уходит ваше время. Увидев куда вы тратите время, не тратится ли оно впустую. Возможно, вас отвлекают часто, это могут быть частые звонки, социальные сети, коллеги которым хочется поболтать. Записывайте, проконтролируйте “утечку” времени, поверьте вы об этом не пожалеете. Помните, ваша цель — достичь продуктивности в работе, не растрачивая время впустую. А этого можно достичь, если грамотно планировать рабочий день.

Если вы сможете правильно и продуктивно планировать рабочий, то при поиске новой работы, это вам будет огромным плюсом. Удачи!

Источник:
Как грамотно планировать рабочий день?
Если грамотно планировать рабочий день, то можно успеть сделать очень многое. В нашей статье вы узнаете о простых шагах грамотного планирования.
http://thebluebee.rabota-evropa.com/1105-2/

Как планировать рабочий день

На работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, или любая работа выполняется в течение отпущенного времени. Эти принципы и правила планирования рабочего дня психологически оправданы и зарекомендовали себя в разных жизненных ситуациях.

Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.

Принципы и правила планирования рабочего дня, которые мы предлагаем вашему вниманию, не носят обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль — он для вас будет наилучшим.

Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

  • правила начала дня;
  • правила середины дня;
  • правила окончания дня.

Правила начала дня

1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:

Как этот день может приблизить меня к достижению целей?

Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?

Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?

Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».

2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это — вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

4. Перепроверять планы дня.Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.

6. Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, даже если это — пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой — уменьшает ее наполовину.

Правила планирования середины дня

1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.

2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.

3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.

4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.

5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.

6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно.

7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30—60 минут).

8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.

9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?»

10. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80% решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.

Правила завершения рабочего дня

1. Завершить несделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов — непременное условие нормальной работы.

3. План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.

Источник:
Как планировать рабочий день
0На работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, или любая работа выполняется в течение отпущенного времени. Эти
http://faqlife.ru/advice/3022

Как планировать рабочий день

Доброго здоровья, уважаемый читатель журнала «Web4job.ru”! В этой статье мы поговорим о том, как планировать рабочий день, чтобы он прошел не в пустую, а с большой результативностью.

В течение дня можно выполнить большой объем работы, а можно не выполнить ничего.
Для того, чтобы успевать выполнять задания, фрилансеру нужно на каждый день составлять план.
Следуя этому плану, можно будет выполнять больше заданий и меньше уставать.

Проснувшись, надо настроиться на работу. Сходив в душ, выпив чашку кофе или чая, надо немного размяться, например, сделать утреннюю пробежку или позаниматься на тренажере и садиться за компьютер или ноутбук и начинать работу.

• Проверка почты. Отвечаем текущим клиентам, затем – новым.

Если вы видите, что объем работы большой, и вы за один день не успеете рассчитать стоимость и отправить коммерческие предложения,
все — равно, надо ответить на поступившие письма всем, уведомить их о получении письма и предупредить, что все расчеты будут сделаны в течение дня.

• Составить план на день. Расписать, чем вы будете заниматься в течение дня, разбив по пунктам.

Возле каждого пункта указать время, которое вы планируете затратить на каждое задание.

Разбить все дела по важности выполнения. В первую очередь необходимо выполнить важные, затем менее важные и не очень важные.
Если на выполнение работы не хватит времени, не важные дела можно перенести на следующий день.

К срочным делам относятся те задания, по которым подходит время их сдачи;
задания, которые заказчик попросил выполнить в короткий срок;
оформление договоров, различных счетов и их отправка клиентам.

Всю эту работу по возможности лучше выполнять в первой половине дня, а во второй заняться не срочной работой.

Это работа, по которой сроки выполнения наступят не скоро, поэтому можно поработать над своими проектами, над рекламой, обновить портфолио,
и если осталось время, пообщаться с коллегами.

В конце рабочего дня можно поучаствовать в вебинарах, посмотреть сайты на профессиональные темы, чтобы увеличивать знания и быть в курсе новостей.

Ну, а после работы надо погулять на свежем воздухе, чтобы голова отдохнула от работы и следующий день прошел с большей эффективностью.
Ложиться спать рекомендуется не далеко за полночь, а пораньше. Это необходимо для лучшего восстановления сил.

Посмотрим видео о том, как планировать рабочий день

Планирование времени. Как спланировать свой идеальный день

В этой статье мы поговорили о том, как планировать рабочий день, чтобы эффективно выполнять задания.

Надеюсь, статья оказалась полезной. Если возникли вопросы, можете задать их через форму комментариев под этой статьей.

Также буду признательна, если поделитесь статьей со своими друзьями в социальных сетях.

Источник:
Как планировать рабочий день
В этой статье мы поговорим о том, как планировать рабочий день, чтобы он прошел не в пустую, а с большой результативностью
http://web4job.ru/kak-planirovat-rabochij-den/

Как правильно планировать рабочий день

Доброго здоровья, уважаемый читатель журнала «Web4job.ru”! В этой статье мы поговорим о том, как правильно планировать рабочий день фрилансеру, чтобы работа приносила ему удовлетворение и хороший доход.

Вам нравится ваша работа, и вы всегда с желанием ее выполняете.

Все это хорошо, но при этом надо помнить, что кроме работы еще существует множество других интересных занятий и есть семья, которая нуждается в вашем внимании
и общении с вами.

Человеку необходимо отдыхать, иначе он рискует заболеть.

Поэтому надо помнить, что работать необходимо в меру, иначе можно стать трудоголиком.

Чтобы этого не случилось, надо выполнять некоторые условия:

Нужно выбрать самое эффективное время для работы. Если у вас повышенная работоспособность с утра, то запланировать работу нужно на утро, если днем – то на день.
И в это время необходимо выполнить запланированные задачи.
Все остальное время надо заниматься другими делами – производить уборку дома, готовить обед, постирать, позаниматься с ребенком;

У хорошо выспавшегося человека выше производительность, он работает с энтузиазмом.
Если же спать по несколько часов в сутки, то он становится раздражительным, срывается по пустякам, нервно реагирует на указания заказчика и негативные отзывы пользователей;

По возможности меньше находиться в социальных сетях.

Работа фрилансера связана с интернетом и компьютером.
Но и, выполнив задания, он не торопиться уйти от компьютера. Он общается со знакомыми в разных группах или знакомится с текущими новостями.
Надо научиться отвлекаться от интернета, ведь живое общение с родными и друзьями гораздо интереснее, чем общение онлайн;

Часто фрилансер работает, не контролируя время, для того, чтобы заработать побольше, тем самым обеспечивая своих родных, чтобы они ни в чем не нуждались.

Но постепенно работа входит в привычку, и человек все меньше времени уделяет своим родным.
Конечно, чем больше доход, тем лучше, но не надо забывать об отдыхе и личной жизни.
Надо выделять время для походов с семьей в театр или на просмотр интересного фильма, погулять в парке, почитать ребенку сказку, поиграть с ним,
да и просто посидеть всей семьей на диване и поговорить, как у родных прошел день;

Иногда желательно выбраться всей семьей на природу.

Это хороший отдых, человек набирается позитивных эмоций, сбрасывает нервное напряжение.
Главное, не думать о работе, а полностью от нее отключиться;

Это хорошо отвлекает в свободное время от мыслей о работе и дает отдых мозгу;

При таком образе жизни могут появиться проблемы со здоровьем – начинает болеть голова, шея и поясница, при ходьбе появляется одышка.

Чтобы избежать этих проблем, необходимо через каждый час работы на компьютере делать перерыв на 10-15 минут, делать гимнастику, заниматься спортом.

Все это поможет вам быть в хорошей форме.

Посмотрим видео на тему Как правильно планировать рабочий день

Как планировать день эффективно. Хроноблокнот для тех, кто не хочет тратить время впустую

В этой статье мы рассмотрели тему как правильно планировать рабочий день фрилансеру, чтобы не превратиться в трудоголика.

Надеюсь, статья оказалась полезной.
Если возникли вопросы, можете задать их через форму комментариев под этой статьей.

Также буду признательна, если поделитесь статьей со своими друзьями в социальных сетях.

Источник:
Как правильно планировать рабочий день
В этой статье мы поговорим о том, как правильно планировать рабочий день фрилансеру, чтобы работа приносила ему удовлетворение и хороший доход.
http://web4job.ru/kak-pravilno-planirovat-rabochij-den/

(Visited 6 times, 1 visits today)

П О П У Л Я Р Н О Е

Слова мамы невесты на выкупе Cлова мамы на выкупе невесты Ах, эта свадьба, свадьба… Она… (3)

Выкуп невесты 1 этаж Выкуп невесты 1 этажВыкуп невесты от Ани Вы откуда и… (2)

Выкуп невесты у брата в стихах Выкуп в стихах - красивые сценарии выкупа невесты«Выкуп в стихах»… (2)

Из парня в девушку Женщину сделать из парня насильно проще простогоЖенщину сделать из любого… (2)

Как выглядят российские знаменитости без макияжа (18 фото) Как выглядят российские знаменитости без макияжа (18 фото) Как выглядят… (2)

COMMENTS