Система управления временем

Как построить личную систему управления временем: пошаговое руководство

Как построить личную систему управления временем: пошаговое руководство

Многочисленные исследования ученых и сотни книг по личной эффективности утверждают, что любая привычка станет частью вашей жизни всего за 21 день. Но тайм-менеджмент назвать привычкой сложно. Это подход к организации работы и личного времени. Как понять, что пора начать использовать тайм-менеджмент и как поэтапно его внедрить в работу, рассказываем далее.

Когда человек осознает, что ему катастрофически не хватает времени, проблема не всегда кроется в большом количестве проектов и повышенном чувстве ответственности. Каждый бывал в таком положении, но не у каждого есть смелость признаться себе, что проблемы могут заключаться в нем самом. Рассмотрим основные причины, из-за которых упускается ценное время.

Регулярные опоздания на 5-15 минут, закрытие задач в последнюю минуту и выполнение заданий в один присест перед дедлайном — все это свидетельствует о неверном понимании наличия/отсутствия времени и проблемах с самодисциплиной.

При отсутствие приоритетных задач, распределить порядок действий сложно, но можно. Но сначала все же стоит обдумать систему приоритетов снова, возможно вы упустили какой-то момент. Если же действительно приоритетных задач нет, всегда можно действовать по принципу “съесть лягушку” — заняться тем неприятным делом, которое давно откладывалось на потом.

Если вы стремитесь решить все проблемы моментально, а желаемые цели достичь как можно скорее, вы перезагружаете себя.

Для многих руководителей и менеджер делегация дел — это признак слабости и неспособности справиться со всеми делами самостоятельно. В результате вместо эффективной работы получаем стресс, усталость, раздражительность. В то время как на самом деле, делегирование — это не только рациональный подход к делам и распределение собственных ресурсов, но и демонстрация вашей уверенности в собственных сотрудниках и коллегах.

Нет ничего более обидного и уж точно непредвиденного, как отказ руководства утвердить вашу работу и продление дедлайна. Что приводит к переделыванию уже сделанного и затрате дополнительного времени на проект. Такое происходит, когда видение руководства отличается от видения сотрудника, а причина этого — нечетко поставленные задачи. Если же вы — руководитель, убедитесь, что вы и ваш сотрудник правильно понимаете друг друга.

6. Неумение или отказ работать с инструментами оптимизации работы.

В таком случае необходимо изучить инструменты тайм-менеджмента и выбрать подходящие вам.

К “ловушкам времени” относится все, что съедает время: соцсети, разговоры, ненужные совещания, частные звонки и т.д. От соцсетей в течение рабочего дня лучше отказаться. Для телефонных звонков, почты, ответов на вопросы — выделить время, а совещания по возможности сократить.

Когда выявлена реальная причина потери времени, решить ее гораздо проще, чем пытаться “вслепую” использовать методики тайм-менеджмента. Те способы экономии времени, о которых мы расскажем далее, необходимо внедрять в работу постепенно, совершенствуя качество своей жизни и повышая эффективность работы.

В плане должны быть указаны все задачи, которые необходимо выполнить сегодня, если известны задачи на завтра, их тоже лучше прописать. Задачи следует распределить по приоритету в порядке убывания от самой важной к наименее важной. Список задач необходимо просматривать и корректировать каждый день: удалять выполненные, указывать дедлайны, вносить новые. Помимо ежедневных задач, должны быть прописаны цели на неделю, месяц, полгода. Редактирование списка задач займет 10-15 минут в день.

Оцените, сколько времени уйдет на выполнение задачи

План должен быть реалистичен, а цели достижимы. Иначе получится борьба с ветряными мельницами. Если вы не знаете сколько времени у вас уходит на выполнение задач, понаблюдайте за собой в течение недели и подробно записывайте: сколько уходит на ответы на звонки, сколько на ответы на письма, работу, совещания, обед и т.д. Затем добавляйте в плане к этому времени еще 10-15% на случай непредвиденных обстоятельств.

При составлении плана необходимо охватывать не более 60% рабочего времени. Остальное время становится резервом для дел, не запланированных изначально, но регулярно возникающих в работе. Если рабочие задачи в составленной таблице превышают 60% рабочего времени, можно предпринять следующее:

  • отказаться от одного из пунктов либо перенести его на следующий день;
  • расставить приоритеты и в зависимости от них делегировать задачи;
  • снижение расходов времени по каждому пункту в плане.

Приоритеты можно установить, используя Матрицу Эйзенхауэра, в которой все задачи делятся на 4 группы:

А – Срочное и важное дело. Выполнить самостоятельно и как можно скорее.

В – Не срочное, но важнее дело. Выполнить позже.

С – Срочное, но не важное дело. Можно делегировать.

D – Не срочное и не важное дело. Перенести или убрать совсем.

Контроль необходим не только для того, чтобы не выбиться из темпа, но и чтобы вы могли увидеть эффективность своей работы. Если она не настолько высока, как хотелось бы, это сигнал, что: либо вы что-то делаете не так, либо есть какой-то внешний фактор, не позволяющий продвинуться вперед. Для контроля времени и своей работы можно использовать мобильные приложения и программы для ПК, созданные специально по методикам тайм-менеджмента.

Источник:
Как построить личную систему управления временем: пошаговое руководство
Как понять, что пора начать использовать тайм-менеджмент и как поэтапно его внедрить в работу, рассказываем в руководстве по тайм-менеджменту.
http://bakunin.com/time-management-what-to-do/

Система управления временем

«Автофокус» — система управления временем Марка Форстера

Одни из нас имеют «холодную» голову, всегда готовую принять правильное решение. Другие же при принятии решений руководствуются порывами сердца, действуют скорее интуитивно, нежели обдуманно. Кто прав? Ни те, ни другие, ведь при принятии любого решения следует задействовать как рациональное мышление, так и интуицию.

Как это сделать? Как научиться принимать решения, руководствуясь эмоциями, но при этом не забывая про здравый смысл? Именно этому и обучает система «Автофокус», разработанная Марком Форстером — специалистом по тайм-менеджменту и самоорганизации, автором 3-х книг и нескольких систем, направленных на более быстрое и эффективное выполнение дел.

Система управления временем «Автофокус» — это простейшая система, позволяющая повысить личную эффективность и улучшить качество выполняемой работы. Она представляет собой список всех дел и задач, которые вам необходимо выполнить. Причем не только важных, а абсолютно любых, вплоть до таких мелких дел, которые могут занять всего 1-2 минуты. Цель — освободить голову для размышлений (ведь если держать все свои планы в голове, то сил на раздумья может и не остаться) и научиться отличать важные задачи от менее важных на подсознательном уровне.

Давайте рассмотрим алгоритм работы системы «Автофокус».

Использование системы «Автофокус» позволяет:

  • выполнять больший объем работ за аналогичный отрезок времени;
  • уменьшить нагрузку на нервную систему и, соответственно, избежать депрессий и стрессов;
  • выполнять действительно важные дела, ведь нередко, расставляя приоритеты, мы ставим на первое место абсолютно не те задачи, которые следовало бы; иногда наше подсознание «обманывает» нас, заставляя в первую очередь приступать к делам, которые на самом деле могли бы и подождать;
  • ускорить выполнение повседневных дел — дел, которые повторяются изо дня в день и не вызывают у вас восторга, таких как: телефонные звонки, ответы на письма, подпись документов, раздача поручений и т. д.;
  • качественней реализовывать трудоемкие проекты и проекты, повышенной сложности, а также находить новые идеи для решения задач (разбивая выполнение сложной задачи на несколько этапов, вы, тем самым, более тщательно прорабатываете каждый этап).

Как и любая система, система «Автофокус» подходит не всем. Но чтобы понять «ваша» она или нет, следует попробовать. Удачи!

Источник:
Система управления временем
Одни из нас имеют «холодную» голову, всегда готовую принять правильное решение. Другие же при принятии решений руководствуются порывами сердца, действуют скорее
http://timestep.ru/2011/05/17/avtofokus-sistema-upravleniya-vremenem-marka-forstera

Система управления временем

Персональный коуч. Тренер продуктивности и управления временем

Этот тренинг управления временем состоит на 20% из теории и на 80% из практики. Прямо в процессе обучения вы приведёте свои дела в порядок, структурируете проекты, распишите пошагово достижение желаемых целей. И сделаете это максимально просто, профессионально и естественно.

А главное — навсегда забудете о хаосе в делах, просроченных дедлайнах и забытых обещаниях. Полный контроль жизни и рабочих процессов. Ощущение радости и легкости в процессе выполнения. Всё это возможно!

Добро пожаловать на индивидуальный коучинг-тренинг по управлению временем с помощью планировщика MyLifeOrganized!

Вероятнее всего, вы уже проходили тренинги по управлению временем, смотрели на эту тему видеокурсы и прочитали много полезных книг. Но если вы зашли на эту страницу, значит вас чем-то не устраивает ваша система планирования и вы находитесь «в активном поиске». Я вас прекрасно понимаю!

Если вы хотите:

  1. достичь баланса «работа-жизнь»
  2. чтобы количество задач и проектов не превышало рабочее время
  3. выжать по максимуму из моментов, дней, недель, месяцев и лет
  4. устали бороться со своими завалами, дедлайнами и хотите, наконец-то, с этим покончить, навести порядок и гарантированно получить результат

Но сперва — почему вам стоит меня слушать?

1. Сам прошел этот путь

Прежде, чем помогать другим планировать и структурировать проекты и цели, прошел свой путь становления. Провёл более 150 таких индивидуальных курсов. И мне есть чем поделиться.

Меня зовут Александр Краевой

  • Я коуч и эксперт №1 в организации дел с помощью MyLifeOrganized.
  • Последние 4 года обучаю собственников бизнеса, руководителей, менеджеров, фрилансеров премудростям управления временем и делами, продуктивному использованию менеджера задач MyLifeOrganized.
  • Автор сайта о личной эффективности www.kraevoy.com

2. Провел исследование

В процессе подготовки курса изучил огромное количество материалов по тематике управления временем и личной эффективности, общался с такими же практиками, делились опытом. Всю добытую информацию пропускал через себя, применял на практике, оставляя только рабочие фишки. Разобрал внутренние конфликты, стоящие на пути к личной эффективности, нашел способы их преодоления.

3. Поддержка навсегда

Вы выбираете удобный формат встреч — личные встречи в Киеве или online с помощью Skype

Определяем оптимальное расписание занятий — время встреч не ограничено часовыми поясами — мы можем встречаться как утром, так и вечером, будние дни или выходные

Минимальное количество теории — максимум практики! Конечный результат нацелен на получение конкретного результата и необходимых навыков по управлению системой планирования

Модуль 1. Настройка системы и сбор входящей информации

Технические моменты, которые необходимо сделать (настроить) один раз. Правильная настройка позволяет комфортно работать с планировщиком и своими задачами, не беспокоясь о резервных копиях, архивировании устаревших задач, наличии необходимых контекстов и флагов. Этот модуль о том, как все сделать «просто, но не проще, чем это необходимо».

Основные темы:

  1. Настройка приложения MyLifeOrganized на компьютере.
  2. Настройка мобильного приложения MyLifeOrganized.
  3. Настройка облачной синхронизации, настройка взаимодействия системы планирования с электронной почтой.
  4. Настройка быстрого ввода задач, горячих клавиш. Практическая отработка сбора входящей информации, переноса задач из других цифровых источников.
  5. Создание необходимых контекстов, настройка вложенности, времени показа, местоположения и способа напоминания.
  6. Создание системы делегирования, контроля и ожидания с помощью флагов. Практическая отработка.

У каждого из нас есть зоны ответственности, рутинные или текущие задачи, которые нужно выполнять, но при этом они не ведут нас к достижениям целей. Мы не можем отбросить такие задачи. Но можно вывести их на такой уровень, когда они будут выполняться на уровне элементарных действий, используя минимальное количество времени и наших сил. В этом модуле мы запустим нашу рутину/текучку на «автопилот».

Основные темы:

  1. Определение и классификация видов входящей информации.
  2. Принципы обработки входящей информации.
  3. Конструктор обработки входящей информации от Краевого. Практическая отработка быстрой обработки большого количества информации.
  4. Классификация свойств задач, дат, приоритетов. Показ на реальных примерах.
  5. Обработка разовых задач. Практическая отработка.
  6. Обработка повторяющихся задач. Практическая отработка.
  7. Обработка задач, требующих делегирования, контроля, ожидания.

Вся наша жизнь состоит из проектов, которые можно назвать открытыми вопросами или желаемыми результатами. В отличии от текучки, проекты изменяются под давлением обстоятельств, окружения, ситуаций, условий. И на эти изменения нужно быстро реагировать. Этот модуль будет настоящим прорывом в формате структурирования ваших открытых вопросов и желаемых результатов, выделения действительно главных напрвлений и объединения всего этого в единую систему, в единые отсортированные списки.

Основные темы:

  1. Определение проекта. Что является проектом. Чем проект отличается от цели, папки.
  2. Настройка статусов проектов — Не начался, Идет, В ожидании.
  3. Обработка проектов по группам. Практическая отработка.
  4. Модель естественного планирования.
  5. Какие проекты необходимо расписывать полностью, а для каких достаточно одного следующего действия.
  6. Процентная оценка выполнения проекта.

Цели дают нам возможность изменять нашу жизнь в желаемом направлении. Путешествовать, отдыхать, получать необходимые навыки и желаемые впечатления. По выполненным целям мы можем определелить эффективность прожитого года, насколько он был ярким и запоминающимся. Этот модуль о том, как вписать в систему НАДО-задач свои ХОЧУ-задачи. Как изменить свою жизнь. Как развиваться. Как мотивировать себя. Как ощущать кайф жизни.

Основные темы:

  1. Определение цели. Для чего нужны цели. Чем цели отличаются от проектов.
  2. Как определить свою истинную цель (коучинг-методики вопросов самому себе).
  3. Взаимодествие между собой целей и проектов. Проекты, входящие в цели.
  4. Распределение целей года, месяца, недели.
  5. Работа с целями недели с учетом максимального приоритета.
  6. Пошаговый алгоритм действий гарантированного выполнения целей недели (авторская методика).

Модуль 5. Долгосрочные цели, идеи, когда-нибудь/может быть. Поддержание системы планирования в рабочем состоянии

То, что не требует конкретных действий прямо сейчас, но в будущем может быть для нас интересным, практичным и познавательным. Как не упустить интересные идеи. Как держать фокус на долгосрочных целях. Кроме этого, этот модуль поможет пошагово проработать все действия, необходимы для поддержания актуальности системы планирования.

Основные темы:

  1. Фиксация и контроль долгосрочных целей, идей, задач из разряда «когда-нибудь».
  2. Работа с обзором. Практическая отработка.
  3. Создание структуры ежедневного обзора и планирования, еженедельного обзора.
  4. Как сделать, чтобы хватало 15 минут в день на поддержание системы в MyLifeOrganized в актуальном состоянии.
  5. Как быстро и правильно проводить еженедельные обзоры.
  6. Как не запустить и не забросить свою систему планирования.

Модуль 6. Настройка индивидуальных видов, шаблонов, алгоритмов действий

Если вы сможете озвучить желаемый алгоритм отображения и структурирования задач — его можно повторить и настроить в MyLifeOrganized. На этом модуле мы добавим вашей системе индивидуальности — настроим необходимые варианты отслеживания задач, отключим неиспользуемое. Выполним упражнение «Мой продуктивный день», отслеживая его в своем планировщике задач.

Основные темы:

  1. Настройка индивидуальных видов, областей.
  2. Проработка алгоритмов действий. Быстрое переключение на другие задачи. Практическая отработка с помощью упражнения «Мой продуктивный день».
  3. Визуальное оформление системы.
  4. Доработка системы MyLifeOrganized с учетом всех пожеланий.
  5. Согласование проведения совместных еженедельных обзоров (в пакете VIP).

Источник:
Система управления временем
Индивидуальный тренинг управления временем — Как привести свои дела в порядок и сфокусироваться на достижениях целей с помощью MyLifeOrganized
http://kraevoy.com/obuchenie-mylifeorganized

Система управления временем Б

Среди ТРИЗовцев широко известна система учёта времени А.А.Любищева. Существует не менее интересная система управления временем, создание которой приписывают Бенджамину Франклину. В этой статье я постараюсь кратко изложить суть системы.

Система Любищева «направлена назад» ? в её основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано. Система Франклина «направлена вперёд» ? она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те ? на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения ? как процесс строительства этой пирамиды:

Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным ? наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:

  • План на день скорее всего автоматически будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
  • Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
  • Долгосрочные планы должны проверяться (а при необходимости ? корректироваться) не реже одного раза в четыре-шесть месяцев.
  • Генеральный план следует пересматривать раз в год. Тогда же стоит критически взглянуть и на поставленную Вами глобальную цель (привлекает ли она Вас по-прежнему? не хотите ли Вы внести какие-то коррективы?) и даже попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.

В рамках одного дня используется другой способ управления временем: все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

Как явствует из названия,первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства ? кровь из носа, но решить!Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительнымисчитаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.

В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов ? сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены ? перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Чтобы пояснить эту мысль на живом примере, приведу список своих задач на сегодня (16 марта):

  1. Закончить внесение изменений в программу и передать её заказчику.
  2. Закончить статью «Система управления временем Б. Франклина».
  3. Поздравить приятеля с днём рождения.
  4. Получить в университете информацию об апрельских курсах.
  5. Забрать куртку из химчистки.
  6. Купить стиральный порошок и туалетную бумагу.
  7. Ответить на письма по поводу прошедшей игры «Что? Где? Когда?».

Первая задача является для меня первоочередной, т.к. сегодня истекает срок работы над программой и заказчик должен получить её сегодня, максимум ? завтра, но не позже 8 часов утра. Первоочередной является также третья задача ? человека надо поздравить с днём рождения именно в этот день (впрочем, если бы разговор с ним мог отнять много времени, я бы отнёс эту задачу к второстепенным, так как работа над программой всё-таки важнее).

Четвёртая и шестая задачи являются второстепенными ? необходимо сделать и то, и другое в течение ближайших дней, было бы неплохо сделать это сегодня, но если я буду слишком занят и не смогу уделить время этим делам, я могу безболезненно отложить их на завтра.

Вторая, пятая и седьмая задачи являются для меня малозначительными ? я могу сколь угодно долго откладывать их без особого ущерба для себя.

В результате список, если отсортировать его по степени приоритетности задачи, должен будет принять следующий вид:

  1. Закончить внесение изменений в программу и передать её заказчику.
  2. В перерыве поздравить приятеля с днём рождения.
  3. Если успею ? получить информацию об апрельских курсах.
  4. Если успею ? купить стиральный порошок и туалетную бумагу.
  5. В свободное время закончить статью.
  6. В свободное время забрать куртку из химчистки.
  7. В свободное время ответить на письма.

Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время.

Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое ? времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остаётся несделанным.

Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным ? хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно ? уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?

Американцы используют специальные дневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина.

Первые (либо последние) страницы дневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).

В начале дневника несколько, соответствующим образом размеченных, страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план ? 4-й этаж).

В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план ? 5-й этаж).

Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж). Причём, в таблице предусмотрены столбцы для обозначения приоритета задач (рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой «A», второстепенные ? буквой «B» и маловажные ? буквой «C») и для отметки, указывающей статус задачи. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и, обязательно, проверять в конце дня. Завершённые дела рекомендуют отмечать буквой «V». Отменённые, ? по той или иной причине, ? буквой «X» (желательно также вписать причину, по которой задача была отменена). Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего ? следующего), а в графе «Статус» за текущий день рисуется стрелка и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача.

Многие люди, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы ? как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.

В заключение следует обратить внимание на то, что использование системы Франклина ни в коей мере не входит в противоречие с применением системы Любищева. Наоборот, одновременное использование обеих систем может быть вдвойне эффективно, т.к. позволяет взглянуть и «вперёд», и «назад».

Об авторе: Алекс Левитас ? преподаватель Международного Центра Дистанционного ОбученияKURSY.RU На сайте http://KURSY.RU Вы найдёте другие его статьи и учебные материалы.

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!

Источник:
Система управления временем Б
Сайт посвящен организации времени. Содержит огромное кол-во информации по тематикам: управление временем, тайм-менеджмент и организация труда и многое другое. Подробно описываются инструменты повышения личной эффективности, достижения успеха, для развития фирмы и т.д.
http://improvement.ru/bibliot/levitas.shtm

(Visited 2 times, 1 visits today)

П О П У Л Я Р Н О Е

Выкуп невесты слова брата Выкуп невесты слова брата Все права на материалы, размещенные на… (6)

Слова мамы невесты на выкупе Cлова мамы на выкупе невесты Ах, эта свадьба, свадьба… Она… (6)

Как спросить у парня какие у нас отношения Давай посмотрим правде в глаза – все мы любим короткие… (4)

Выкуп туфли невесты в стихах Выкуп туфли невесты в стихах Ой вы гости-господа, вы откуда… (4)

Женатый мужчина оказывает знаки внимания Как мужчина оказывает знаки вниманияПо мнению многих, чтобы расположить женщину… (4)

COMMENTS